Autosvar och avsändarnamn

Autosvaret

När ett nytt ärende skapas kan Supportifier skicka en bekräftelse: "vi har tagit emot ditt mail". Den skickas bara på nya ärenden, aldrig på svar i en pågående tråd — annars blir det en studsmatta.

Ställs in under Inställningar → Arbetsytan: på/av, hälsningsfras, brödtextstycken och avslutning.

Skriv ett autosvar som gör nytta

Ett autosvar som bara säger "vi har mottagit ditt meddelande" är bortkastat utrymme. Det här är det enda mailet ni vet att kunden läser direkt. Använd det till:

• Ett tidslöfte som stämmer — "normalt inom en arbetsdag" om det är sant. Skriv aldrig ett löfte ni bryter varje vecka.
• En länk till hjälpcentret, gärna till de vanligaste frågorna. En del ärenden löser sig här.
• Vad ni behöver. "Har du ett ordernummer, svara gärna med det" sparar en hel svarsrunda.
• Öppettider, om ni har begränsade sådana.

Håll det kort. Fyra rader.

Ska ni ha det påslaget?

Ja om ni ibland svarar långsammare än ett par timmar — tystnad tolkas som att mailet försvann. Kanske inte om ni nästan alltid svarar inom en timme; då är riktiga svaret snabbare än bekräftelsen och autosvaret blir bara ett extra mail.

Språk

Autosvaret skickas precis som ni skrivit det — det översätts inte. Har ni kunder på flera språk, skriv det tvåspråkigt.

Avsändarnamn

Under samma inställningar sätter ni avsändarnamnet i utgående mail. Använd ett namn kunden känner igen — ert varumärke, inte en teknisk adress. Namnet syns i kundens inkorg och avgör om mailet öppnas.

Agentsignaturer

Varje medarbetare kan ha en egen signatur som läggs på automatiskt. Ett svar undertecknat med ett namn får bättre bemötande än ett som är undertecknat "Kundtjänst". Se Bjud in ditt team.